こんにちは！
オンライン秘書のゆりえもんです。
私は現在、オンライン秘書サービスの会社を経営しながら、オンライン秘書の育成コミュニティ（おうち秘書サロン）を運営しています。
はじめに
これを読んでいるあなたは、「テキストコミュニケーションは、お互いの表情や声がわからないから難しい」と感じたことはありませんか？
対面でのコミュニケーションなら、わかりにくいことは「それってどういう意味ですか？」とすぐに質問できますよね。
でも、テキストコミュニケーションの場合、目の前に相手はいません。
近年、リモートワークの推進により仕事のオンライン化が進み、メールだけではなくチャットツールを使う機会も一気に増えました。
便利な一方、テキストでの意思疎通がうまくいかず悩んでいる人が意外と多い印象です。
たとえば、こんな悩みはありませんか？
・チャットで相手の意図がうまく読み取れない
・自分の伝えたいことがきちんと伝わっているか不安
・回りくどい文章になってしまう
・テキストだと冷たい印象を持たれることが多い
こんなお悩みを感じている人もいるのではないでしょうか。
この教材は、テキストコミュニケーションが苦手な方向けに、オンラインで仕事をスムーズに進めるコミュニケーション術を13個紹介しています。
少しだけ、私の自己紹介をさせてください。
▼ゆりえもん自己紹介
リーマンショックで内定切りにあうも、心から尊敬できる社長に拾われ、就職。やがて会社役員に。
勤続10年でサラリーマンを辞め、自分の会社を設立。
オンライン秘書として月商350万円を達成。
現在、メンバー数138人（※2022年5月時点）のオンライン秘書育成コミュニティ「おうち秘書サロン」を運営。
私はこれまで、100名以上のクライアントさん・オンライン秘書の仲間とテキストで仕事のやりとりをしてきてきました。
その中で、気付けば「ゆりえもんさんのテキストコミュニケーション力はすごい！」とまわりから言っていただく機会が増えたんですね。
それはなぜか？
考えた結果、私自身が常日ごろから心がけている「テキストコミュニケーションのポイント」がいくつかあることに気づきました。
テキストコミュニケーションは、オンラインで仕事をする上で欠かせないスキルと言っても過言ではありません。
新型コロナウイルスの影響で仕事のオンライン化が進んでいる今こそ押さえておきたい、テキストコミュニケーションのポイントを13個紹介します。
この教材を読むと、リモートワーク時代を生き抜くコミュニケーションスキルが身に付くので、テキストコミュニケーションに自信がない人はぜひ読み進めてみてください。
【Point1】レスポンスはできるだけ早く
チャットやメールはできる限り、早くレスポンスするように心がけましょう。
連絡したのにレスポンスがなかったり、返事がやたらと遅かったりしたら、相手はどう思うでしょうか。
「コメント読んでくれたのかな？」「ちゃんと対応してくれているのかな？」と不安になってしまいます。
自分の中では「読んだからいいや。あとで時間ができたらゆっくりやろう」と思っていても、相手は返事を待っているかもしれませんよね。
なにも「即レスが正義！」「なんでもかんでも、すぐ返すべき！」とまでは言いません。
それぞれ自分のペースがありますし、相手に合わせてばかりいたら、疲れてしまいますからね。
でも、返事が早いと遅い人だったら、どちらの方が安心できるか？どっちの人と仕事したいか？と考えたら、もちろん早い人の方がいいですよね。
テキストでやりとりをするときは、まず「相手が受け取ったときにどう感じるか」を考えることがとても大切です。
たったひとこと「確認してご連絡いたします！」だけでも、すぐに返信がもらえたら、それだけで安心しますよね。
特にフリーランス界隈だと、レスポンスが早い人は重宝されます。
返信を早くするだけで周囲と差別化できますし、いざというときにチャンスを掴める確率も高くなるのです。
スキルも実績もないし、自分に自信がない…という人は、まず、レスポンスを早くすることを意識してみましょう。
できる限りの即レスを意識すれば、すごいスピードで信頼を勝ち取ることができます。
【Point2】リアクションを意識する
チャットグループ内で誰かが発言したら、コメントやスタンプでリアクションをするのがオススメです。
もし仮に、自分が発言したことに対し、誰からも、何もリアクションがなかったらどう感じますか？
意図が伝わったのかどうかもわからないですし、不安になったり、寂しい気持ちになりますよね。
相手に安心してもらうためにも、リアクションを意識することが大切です。
そして、その相手はクライアントさんに限りません。
チームの仲間に対しても同じことが言えます。
なにも「クライアントさん」と「チームの仲間」で対応をガラッと変える必要はありません。
たまに、クライアントさんの発言にはリアクションするけど、チームの仲間の発言には反応しない…という人も見かけますが、「お客様」だけを特別扱いする必要はないですよね。
私は基本的に相手がどんな関係性の人であっても、リアクションをするように意識しています。
自分宛のメンション・返信ではなくても、応援の気持ちでスタンプを押すことが多いです。
このようなちょっとした相手に対する心づかいが、クライアントさんだけでなく、仕事仲間とのコミュニケーションをより円滑に進めるカギとなります。
【Point3】返事はポジティブに
初めての仕事にチャレンジするとき、つい否定的な言葉を使ってしまっていませんか？
「今の自分ではちょっと…」
「できるかどうか分かりませんが…」
「やったことないのですが…」
「よく知らないのですが…」
否定的な言葉をよく使うのは、「自己保身」や「自信のなさ」が原因かもしれません。
とくに初心者の人ほど、上記のような否定的な言葉を使いがちですね。
仕事のやりとりで、自信がなさそうな発言をすると、クライアントさんは「この人に頼んで本当に大丈夫かな…？」と不安になってしまいます。
信頼も貯めにくくなり、すごくもったいないです。
不安なときは自己保身に走るのではなく、「どんなことも経験になる。だから、まずはやってみよう！」の精神で行動することが大切です。
先ほどの言葉も
「私でよければ、挑戦させてください！」
「できることは精一杯取り組みます！」
「初めての試みなので、試行錯誤しながらやってみますね！」
「いろいろ調べながら進めてみます！」
など、ポジティブな言葉に言い換えてみるといいですね。
何度も言いますが、テキストコミュニケーションのコツは「相手が受け取ったときにどう感じるか」を考えることです。
徹底的な相手目線で、相手がどう感じるか？想像してみましょう。
ほかにも、ポジティブな言葉の言い換えの例を紹介します。
先日、ふと気になることがあったので私がチャットに書き込んだところ、「ご指摘ありがとうございます！」と返事が返ってきたんですね。
「指摘」は、相手から注意されたり、怒られたときに使う言葉です。
私だったら、このような場合は「気づきをありがとうございます！」と返してもらった方が嬉しいです。
なぜなら、別に注意をしたわけでも、怒ったわけでもないから。
どちらも伝えたいことは一緒ですが、言葉のチョイスをひとつ変えるだけで、受け取った側の印象がガラリと変わりませんか？
ほかにも、「不都合があれば調整します！」は「何かご要望があれば、教えてくださいね！」に置き換えたりしますね。
※「不都合」→「ご要望」に変えています。
マイナス言葉をプラス言葉に変換して伝える、たったそれだけで、お互いに明るい気持ちでコミュニケーションできますよね。
返事をポジティブにすることで、クライアントさんからの信頼を得られるだけでなく、自分自身の気持ちも前向きになり、物事も上手く進んでいくのでとってもオススメです。
